Wat kost een AI-oplossing op maat?

"Op aanvraag" is een onbevredigend antwoord op de vraag wat iets kost. Het klinkt als ontwijken. Toch is het bij maatwerk het enige eerlijke antwoord, om dezelfde reden dat een aannemer je niet kan vertellen wat een verbouwing kost zonder te weten wat je wilt verbouwen.

Wat wél kan: uitleggen waar die prijs uit opgebouwd is. Dan kun je zelf inschatten in welke orde van grootte je zit, en kun je beoordelen of een offerte klopt.

Waarom er geen standaardprijs is

Bij onze standaardoplossingen weten we vooraf wat het werk is. De techniek draait al, de koppelingen bestaan, en het enige wat per klant verschilt is de informatie waarmee we hem vullen. Daarom kunnen we daar een vast bedrag aan hangen: 150 tot 250 euro per maand, met 200 tot 350 euro setup. Die staan op de tarievenpagina.

Bij maatwerk is het werk zelf de variabele. Twee bedrijven die allebei "een koppeling met ons systeem" vragen, kunnen een factor tien uit elkaar liggen, afhankelijk van hoe dat systeem in elkaar zit.

De vijf factoren

1. Hoe goed het andere systeem zich laat aanspreken

Dit is verreweg de grootste factor. Heeft je software een moderne, gedocumenteerde koppeling, dan is aansluiten voorspelbaar werk. Moet er gewerkt worden met een verouderde koppeling, of helemaal zonder, dan gaat er eerst tijd zitten in uitzoeken hoe je er überhaupt bij komt.

Die onderzoeksfase is niet weg te schrijven en niet vooraf hard in te schatten. Een goede leverancier maakt daar een aparte, afgebakende stap van in plaats van er een slag naar te slaan.

2. Of het systeem alleen gelezen of ook geschreven wordt

Gegevens ophalen is eenvoudiger dan gegevens wegschrijven. Bij lezen kan er weinig misgaan. Bij schrijven wel: een dubbele afspraak, een verkeerde status, een dossier op de verkeerde plek. Dat vraagt controles, terugvalscenario's en testwerk, en dat vertaalt zich in uren.

3. Hoeveel het fout mag gaan

Een assistent die intern zoekresultaten aandraagt, mag zich af en toe vergissen. Een assistent die namens jou een offerte de deur uit doet of een juridisch document voorbereidt, niet. Hoe hoger de inzet, hoe meer controlestappen erin moeten, en hoe vaker er een mens tussen moet zitten die goedkeurt.

Bij trajecten waar dat speelt, bouwen we die goedkeuringsstap er verplicht in. Dat is duurder, en het is de reden dat het werkt.

4. Hoeveel processen je tegelijk aanpakt

Eén proces automatiseren is een project. Vijf processen tegelijk is niet vijf keer zoveel werk, maar ook geen één keer. Er zit schaalvoordeel in: dezelfde koppeling en dezelfde basis worden hergebruikt. Bij een van onze trajecten bleek dat zeven ogenschijnlijk losse automatiseringen in de kern hetzelfde mechanisme waren, waardoor de rest configuratie werd in plaats van bouwwerk.

Vraag daar expliciet naar. Als een leverancier vijf losse projecten offreert waar één fundament had gekund, betaal je vier keer te veel.

5. Wat er daarna moet blijven draaien

De bouwprijs is eenmalig. Wat je bouwt moet daarna blijven werken: koppelingen veranderen, systemen krijgen updates, je proces schuift op. Reken op een maandbedrag voor hosting en onderhoud, net als bij de standaardoplossingen.

Krijg je een offerte waarin dat bedrag ontbreekt, vraag er dan naar. Het verdwijnt niet doordat het niet genoemd wordt.

Een rekenvoorbeeld

Neem een offertegenerator, het meest gevraagde maatwerk in onze praktijk. Een medewerker spreekt de gegevens in of uploadt een schets, en het systeem stelt op basis van je eigen productcatalogus en montageregels een complete offerte op.

Wat dat waard is, hangt af van je volume. Kost een offerte je nu een uur en maak je er dertig per week, dan ben je dertig uur per week kwijt. Gaat dat naar tien minuten, dan houd je ongeveer vijfentwintig uur over. Reken dat om naar jouw uurtarief en je hebt de bovenkant van wat de investering mag kosten.

Bij vijf offertes per week ziet diezelfde som er heel anders uit. Dan is standaard waarschijnlijk verstandiger. In custom AI of een standaardoplossing staat die afweging uitgewerkt.

Wat je moet vragen aan elke leverancier

Vier vragen die je in elk gesprek moet stellen, en waarvan de antwoorden je meer vertellen dan de prijs zelf:

• Wat is de eerste, afgebakende stap en wat kost die? Een leverancier die het hele traject in één keer offreert zonder je systemen gezien te hebben, gokt.
• Wat gebeurt er als de koppeling tegenvalt? Dit is het meest voorkomende risico. Er hoort een antwoord op te zijn dat niet "dan wordt het duurder" luidt.
• Van wie is wat er gebouwd wordt? En kun je ermee vertrekken als je stopt?
• Wat kost het onderhoud per maand? Als daar geen bedrag tegenover staat, is de offerte niet compleet.

Hoe wij het aanpakken

We beginnen met een gratis adviesgesprek waarin we naar je proces en je systemen kijken. Daaruit volgt een voorstel met een afgebakende eerste stap, een prijs en wat het naar verwachting oplevert. Blijkt uit dat gesprek dat een standaardoplossing volstaat, dan zeggen we dat, ook al levert dat ons minder op.

Wil je zien wat er onder maatwerk valt, kijk dan op de pagina over Custom AI. Wil je eerst met eigen cijfers rekenen, gebruik dan de ROI-calculator. En plan een gesprek zodra je er concreet over wilt praten.

Voor het volledige overzicht van wat AI-automatisering voor een MKB-bedrijf betekent, lees de complete gids.