n8n of Make.com: wat kost automatiseren echt?

Wie gaat automatiseren, komt binnen een middag bij dezelfde drie namen uit: Zapier, Make.com en n8n. De prijzen op hun websites lijken vergelijkbaar en ze zijn het niet, omdat ze niet hetzelfde afrekenen.

Hieronder staat waar het verschil werkelijk in zit, wanneer zelf hosten goedkoper uitpakt, en welke kosten pas zichtbaar worden als het een halfjaar draait.

Het korte antwoord

De drie rekenen op een andere basis, en dat is bepalender dan het maandbedrag.

• Zapier rekent per uitgevoerde taak. Elke stap in elke flow telt mee. Snel op te zetten, en de rekening groeit mee met je succes.
• Make.com rekent per handeling, wat ongeveer op hetzelfde neerkomt maar per handeling goedkoper is. Ook hier: meer volume is meer geld.
• n8n kun je zelf hosten. Dan betaal je een server, ongeacht hoeveel er doorheen gaat. Er is ook een cloudversie van n8n zelf, die wél per uitvoering rekent.

De kern: bij de eerste twee betaal je voor hoeveel er gebeurt, bij zelf gehoste n8n voor dat het draait.

Wanneer zelf hosten goedkoper uitpakt

Bij lage volumes niet. Een handvol flows die een paar keer per dag lopen, draait op de gratis of goedkoopste laag van elk platform, en dan is een eigen server extra werk zonder winst.

Het omslagpunt komt in beeld zodra een van deze dingen speelt:

• Een flow draait heel vaak. Een automatisering die bij elke binnenkomende mail, elk formulier of elk telefoongesprek afgaat, tikt bij een prijs per taak hard aan. Juist de flows die het meest opleveren, kosten daar het meest.
• Een flow heeft veel stappen. Bij afrekenen per taak telt niet de flow maar elke stap erin. Eén automatisering met vijftien stappen is vijftien keer afrekenen, elke keer dat hij loopt.
• Je test veel. Bij sommige prijsmodellen tellen testruns gewoon mee.

De reden die vaker doorslaggevend is dan de prijs

In de gesprekken die wij voeren gaat het uiteindelijk zelden over geld. Het gaat over waar de gegevens langskomen.

Zapier en Make.com verwerken je gegevens op hun eigen infrastructuur. Voor een nieuwsbrief-inschrijving is dat geen punt. Voor een zorgaanbieder, een advocatenkantoor of een financieel dienstverlener wordt het een gesprek met een functionaris gegevensbescherming, en soms een gesprek dat je niet wint.

Zelf gehoste n8n haalt die vraag van tafel: de gegevens verlaten je eigen server niet. Dat is voor de meeste partijen die bij ons aankloppen zwaarwegender dan het verschil in maandbedrag.

De kosten die er niet op de prijspagina staan

Dit is het deel dat in vergelijkingen bijna altijd ontbreekt.

Beheer van de server. Zelf hosten betekent dat iemand updates draait, back-ups controleert en ingrijpt als de schijf volloopt. Reken dat mee, of besteed het uit. Doe je geen van beide, dan is het geen besparing maar uitgesteld probleem.

Bouwtijd. Zapier heeft meer kant-en-klare koppelingen. In n8n bouw je vaker zelf iets, en dat kost uren die je één keer betaalt maar wel betaalt.

Onzichtbare stilstand. Dit is de duurste van de drie en hij staat nergens op een factuur. Een automatisering die stilvalt, meldt zichzelf niet. Er is niemand die op een antwoord wacht. Wij hebben meegemaakt dat een keten wekenlang stil stond en dat het pas opviel toen een klant belde dat hij niets had gehoord. Wat dat kost, hangt af van wat er door die flow liep.

Meldingen op mislukte runs zijn daarom geen extraatje. Het is het verschil tussen een automatisering waar je op kunt bouwen en een die je af en toe maar even moet controleren — en dat laatste heeft je niets bespaard.

Wat wij doen, en wanneer we nee zeggen

Wij draaien n8n op een eigen server en gebruiken het als de laag waarop vrijwel al ons werk staat: een binnengekomen telefoongesprek dat in het CRM belandt, een formulier dat een offerte in gang zet, een betaling die een bevestiging afvuurt.

Dat betekent niet dat het altijd het antwoord is. Heb je drie eenvoudige koppelingen en geen bijzondere eisen aan waar je gegevens staan, dan is Zapier sneller opgezet en goedkoper in beheer. Dat zeggen we dan ook.

Kort samengevat

Vergelijk niet de maandbedragen maar de prijsmodellen. Betaal je per uitvoering, dan groeit je rekening mee met precies die automatiseringen die het meeste opleveren. Betaal je een server, dan niet — maar komt er beheer bij.

En reken de derde post mee die nergens genoemd wordt: wat het kost als een flow stilvalt zonder dat iemand het merkt.

Wil je weten wat er in jouw geval verstandig is? Dat kijken we na in de gratis AI-scan. Hoe wij n8n opzetten en beheren, staat op n8n-specialist. Wat n8n precies is, lees je in de kennisbank.