Custom AI of een standaardoplossing: wanneer kies je wat?

De meeste bedrijven die bij ons aankloppen met "wij willen iets op maat" hebben dat helemaal niet nodig. En een deel van de bedrijven die vragen naar een standaardpakket, komt er daarmee juist niet. Het verschil zit zelden in de omvang van het bedrijf en bijna altijd in de vraag of je proces afwijkt van wat andere bedrijven doen.

Dit artikel helpt je die keuze maken voordat je met iemand om tafel gaat.

Het verschil in één alinea

Een standaardoplossing is een assistent die we inrichten en vullen met jouw informatie. De techniek eronder is bewezen en draait al bij andere bedrijven. Je krijgt hem binnen veertien dagen live, voor een vast bedrag per maand.

Maatwerk betekent dat we iets bouwen wat er nog niet is: een koppeling met een systeem dat geen standaardintegratie heeft, of een proces dat zo specifiek is dat geen bestaand pakket het dekt. Dat kost meer tijd, meer geld, en het draagt meer risico.

Vier vragen die de keuze bepalen

1. Doet de assistent iets, of zegt hij alleen iets?

Antwoorden geven is standaard. Een assistent die je openingstijden kent, je diensten kan uitleggen en veelgestelde vragen afhandelt, is een ingericht pakket. Daar hoef je niets voor te laten bouwen.

Het wordt anders zodra de assistent iets moet doen in een ander systeem: een afspraak wegschrijven, een dossier aanmaken, een status wijzigen. Voor de gangbare agenda's en systemen bestaan koppelingen. Voor een branchespecifiek pakket vaak niet.

2. Bestaat er een koppeling met jouw software?

Dit is in de praktijk de scherpste scheidslijn. Werk je met veelgebruikte software, dan is de koppeling meestal een kwestie van inrichten. Werk je met een pakket dat alleen in jouw sector wordt gebruikt, of met iets dat ooit intern is gebouwd, dan wordt het maatwerk. Niet omdat het niet kan, maar omdat er eerst uitgezocht moet worden hoe dat systeem zich laat aanspreken.

Vraag het na voordat je een traject ingaat. Het antwoord bepaalt zowel de prijs als de doorlooptijd.

3. Is je proces echt anders, of voelt het alleen zo?

Bijna elke ondernemer denkt dat zijn bedrijf een uitzondering is. Meestal klopt dat niet. Een salon die boekingen aanneemt tijdens behandelingen en een tandartspraktijk die hetzelfde doet, hebben in de kern hetzelfde probleem, ook al voelt het van binnenuit heel verschillend.

Een goede test: kun je je proces in vijf zinnen uitleggen aan iemand buiten je vak, en klinkt het dan nog steeds bijzonder? Zo niet, dan is het waarschijnlijk standaard.

4. Hoeveel gaat er doorheen?

Maatwerk verdient zich terug op volume. Een offertegenerator die tien keer per maand wordt gebruikt, is een dure hobby. Diezelfde generator bij dertig offertes per week is binnen een paar maanden terugverdiend. Reken het door voordat je begint.

Wat het kost

De standaardoplossingen beginnen bij 150 euro per maand met een eenmalige setup van 200 euro, en lopen tot 250 euro per maand met 350 euro setup voor telefonische AI. Die bedragen staan vast en zijn exclusief btw; je vindt ze allemaal op de tarievenpagina.

Maatwerk gaat op aanvraag, omdat de prijs afhangt van wat er gebouwd moet worden. In wat kost een AI-oplossing op maat leggen we uit welke factoren die prijs bepalen, zodat je zelf een inschatting kunt maken voordat je een offerte opvraagt.

De volgorde die meestal werkt

Begin standaard, ook als je denkt dat je maatwerk nodig hebt.

Dat klinkt tegendraads, maar er zit een reden achter. Een standaardoplossing staat binnen twee weken live. In die twee weken leer je iets wat geen enkel voorgesprek je kan vertellen: welke vragen er écht binnenkomen, waar de assistent op vastloopt en wat je klanten eigenlijk willen. Die kennis maakt een eventueel maatwerktraject daarna veel gerichter, en vaak ook kleiner dan je vooraf dacht.

Andersom werkt het slechter. Wie begint met een groot maatwerkproject, bouwt op aannames. En aannames over klantgedrag zijn vaker mis dan goed.

De uitzondering is wanneer het probleem dat je wilt oplossen helemaal niet in de standaardoplossingen zit. Een offertegenerator op je eigen catalogus valt daaronder: daar is geen standaardpakket voor, dus wachten heeft geen zin.

Waar je op moet letten bij maatwerk

Vraag altijd naar drie dingen voordat je tekent.

Ten eerste: wat gebeurt er als het niet werkt zoals bedacht? Bij maatwerk is dat een reëel scenario. Spreek af hoe je dan uit elkaar gaat.

Ten tweede: van wie is wat er gebouwd wordt, en kun je ermee weg als je wilt stoppen?

Ten derde: wat kost het draaiend houden? De bouwprijs is eenmalig, maar iets wat draait moet ook onderhouden worden. Als daar niets over gezegd wordt, is dat een reden om door te vragen.

Kort samengevat

Kies standaard als je proces lijkt op dat van anderen, je software gangbaar is en de assistent vooral moet antwoorden en inplannen. Kies maatwerk als je met branchespecifieke software werkt, de assistent iets moet doen waar geen pakket voor bestaat, en het volume hoog genoeg is om de investering te dragen.

Twijfel je? Plan een gratis adviesgesprek. We kijken naar je proces en zeggen het ook als standaard volstaat, ook al levert dat ons minder op. Wat we precies onder maatwerk verstaan, lees je op de pagina over Custom AI.

Voor het volledige overzicht van wat AI-automatisering voor een MKB-bedrijf betekent, lees de complete gids.