De ROI van AI-automatisering berekenen

De meeste ROI-berekeningen voor automatisering kijken naar bespaarde uren. Dat is logisch, want uren zijn makkelijk te tellen. Het is alleen zelden waar het geld zit.

Voor een MKB-bedrijf dat klanten mist doordat de telefoon niet wordt opgenomen, is de gemiste omzet vrijwel altijd een veelvoud van de bespaarde tijd. Deze rekenwijze zet beide op een rij, zodat je ziet welke van de twee bij jou de doorslag geeft.

Stap 1: de directe kosten

Begin met wat je uitgeeft. Bij de standaardoplossingen is dat helder:

• Telefonische AI: 350 euro setup, 250 euro per maand, plus belkosten per minuut
• WhatsApp AI: 250 euro setup, 200 euro per maand
• AI-chatbot: 200 euro setup, 150 euro per maand
• E-mail AI: 200 euro setup, 150 euro per maand

Alle bedragen zijn exclusief btw. Reken voor het eerste jaar met twaalf keer het maandbedrag plus de eenmalige setup. Bij telefonische AI kom je dan op 3350 euro, plus de belkosten. Die staan ook op de tarievenpagina.

Stap 2: de bespaarde tijd

Tel op hoeveel tijd er nu in het werk gaat dat je wilt automatiseren. Wees hierbij eerlijk: het gaat niet om de tijd die het zou kosten als je het geconcentreerd zou doen, maar om de tijd die het in werkelijkheid opslokt, inclusief het steeds opnieuw op gang komen na een onderbreking.

Vermenigvuldig die uren met wat een uur van die persoon kost. Voor een medewerker is dat het bruto-uurloon plus werkgeverslasten. Voor jezelf als ondernemer is het lastiger: reken met wat je in dat uur had kunnen verdienen, niet met nul.

Een voorbeeld. Anderhalf uur per dag aan telefoon en inbox is ongeveer dertig uur per maand. Tegen dertig euro per uur is dat negenhonderd euro aan tijd. Gaat daar tweederde vanaf, dan bespaar je zeshonderd euro per maand aan tijd tegenover 250 euro aan kosten.

Stap 3: de gemiste klanten

Dit is de post die het vaakst wordt overgeslagen en meestal het zwaarst weegt.

Schat hoeveel aanvragen je per maand misloopt doordat er niet opgenomen wordt, niet snel genoeg gereageerd wordt of iets blijft liggen. Dat aantal ken je meestal niet precies. Kijk daarom naar wat je wél weet: het aantal onbeantwoorde oproepen in je telefoonoverzicht, of het aantal mails waar meer dan een dag overheen ging.

Vermenigvuldig dat met je conversie en met je gemiddelde opdrachtwaarde.

Stel: vijftien onbeantwoorde oproepen per maand, waarvan ongeveer een derde daadwerkelijk een aanvraag was en de helft daarvan klant zou zijn geworden. Dat zijn twee à drie opdrachten. Bij een gemiddelde opdracht van vierhonderd euro praat je over duizend euro per maand.

Voor bedrijven met een hoge opdrachtwaarde loopt dit hard op. Eén gemiste keukenverbouwing of één gemiste installatieklus per kwartaal weegt zwaarder dan een jaar aan abonnementskosten.

Stap 4: de terugverdientijd

Zet de drie posten tegenover elkaar:

Opbrengst per maand = bespaarde tijd in euro's + voorkomen gemiste omzet
Kosten per maand = het maandbedrag
Terugverdientijd = setupbedrag gedeeld door (opbrengst min kosten)

In het voorbeeld hierboven: 600 euro tijd plus 1000 euro omzet is 1600 euro opbrengst, min 250 euro kosten is 1350 euro netto per maand. De setup van 350 euro is dan binnen een maand terugverdiend.

Bij een bedrijf met vijf oproepen per maand en een gemiddelde opdracht van tachtig euro ziet dezelfde som er heel anders uit. Ook dat is een uitkomst: dan is het antwoord waarschijnlijk nee, of in elk geval nog niet.

De ROI-calculator doet deze berekening met je eigen getallen.

Drie valkuilen

Te optimistisch over het automatiseringspercentage. Geen enkele assistent handelt honderd procent af. Reken met zestig tot tachtig procent van de standaardvragen, niet met alles.

De opstartperiode vergeten. De eerste weken kost het je tijd in plaats van dat het tijd bespaart: informatie aanleveren, meelezen, bijsturen. Neem één maand aanlooptijd mee in je berekening.

Alleen naar kosten kijken. Als je uitsluitend op besparing rekent, kom je bij een klein bedrijf al snel op nee uit. De vraag is meestal niet of je goedkoper wordt, maar of je aanvragen binnenhaalt die je nu misloopt. Dat is een groeivraag, geen besparingsvraag.

Wanneer het antwoord nee is

Het is geen slechte uitkomst als de som negatief uitvalt. Beter nu dan na een jaar abonnement.

Automatisering loont zelden als je weinig binnenkomende aanvragen hebt, als je klanten vooral persoonlijk contact zoeken en een assistent hen zou storen, of als je opdrachtwaarde zo laag is dat een gemiste aanvraag nauwelijks pijn doet. In die gevallen kun je je aandacht beter ergens anders op richten.

Verder lezen

Voor het volledige kostenoverzicht per oplossing: wat kost AI-automatisering voor het MKB. Twijfel je of je überhaupt toe bent aan automatiseren, doe dan eerst de zelftest. En voor het grote geheel: de complete gids.

Wil je de som samen doorlopen met je eigen cijfers? Plan een gratis adviesgesprek.