AI voor makelaars: nooit meer een gemiste bezichtiging

Een makelaar is overdag op pad en 's avonds aan het bellen. Precies in die avonduren kijken kopers naar woningen en sturen ze hun aanvraag. Wie dan als eerste terugkomt, krijgt de bezichtiging.

Dit artikel gaat over twee dingen: hoe je die aanvragen opvangt, en hoe je voorkomt dat de rest van het kantoorwerk aan je blijft hangen.

Het eerste probleem: de aanvraag

Woningaanvragen zijn tijdgevoelig op een manier die in weinig andere branches voorkomt. Bij een gewilde woning zijn de eerste tien reacties de reacties die ertoe doen. Een dag later terugbellen is te laat, niet omdat de klant onbeleefd is, maar omdat de agenda dan vol zit.

Wat een assistent hier doet:

Opnemen als jij op pad bent. Vragen over beschikbaarheid, vraagprijs, oplevering en de buurt worden direct beantwoord met de informatie die jij hebt aangeleverd.

Bezichtigingen inplannen. De assistent kent je agenda en de blokken die je voor bezichtigingen vrijhoudt, en plant daarbinnen in. Bij een woning waar veel belangstelling voor is, kun je instellen dat er alleen in groepsblokken wordt ingepland.

Gegevens uitvragen. Naam, telefoonnummer, of er een woning verkocht moet worden, of de financiering rond is. Dat scheelt je een vervolggesprek.

Terugbellen inplannen. Voor alles wat te specifiek is, legt de assistent vast waar het over gaat en wanneer jij terugbelt.

Het tweede probleem: alles wat ná de aanvraag komt

Hier zit voor een makelaarskantoor vaak meer winst dan in de telefoon, en het wordt zelden zo bekeken.

Bij een makelaarskantoor hangt bijna elk proces aan een statuswijziging in het CRM. Gaat een woning in verkoop, dan moet er een bord besteld worden, een fotograaf ingepland, een energielabel gecontroleerd, een dossier aangelegd en het team op de hoogte gebracht. Wordt een woning verkocht, dan begint een andere reeks.

In de meeste kantoren gebeurt dat met de hand, in losse systemen die niets van elkaar weten. Elke stap die iemand vergeet, komt later terug als werk. En omdat het altijd nog net gedaan kan worden, valt het pas op als het misgaat.

De oplossing is niet nog een tool erbij, maar het kantoor als één keten inrichten: het CRM blijft de bron van waarheid, en een wijziging daarin zet het vervolg automatisch in gang. Wat op het eerste gezicht zeven losse automatiseringen lijken, is in de kern één mechanisme dat je één keer bouwt en daarna configureert.

Zo richten we op dit moment een makelaarskantoor in waar tweeëntwintig losse automatiseringen op één CRM-koppeling draaien. De koppeling zelf was de eerste stap; daarna werd de rest grotendeels configuratie.

Wat je nodig hebt om te beginnen

Voor de telefoon en WhatsApp heb je vooral informatie nodig: je aanbod, je werkwijze, je bezichtigingsblokken en je veelgestelde vragen. Dat is een kwestie van inrichten en dat staat binnen veertien dagen live.

Voor de CRM-kant ligt het anders. Daar is de eerste vraag altijd of en hoe jouw pakket zich laat aanspreken. Werk je met een gangbaar vastgoed-CRM, dan is dat uit te zoeken. Dat onderzoek is de eerste, afgebakende stap; pas daarna weet je wat de rest kost.

Waarom dat zo werkt, staat in wat kost een AI-oplossing op maat.

Wat het kost

Telefonische AI kost 350 euro setup en 250 euro per maand, exclusief btw, plus belkosten. WhatsApp AI kost 250 euro setup en 200 euro per maand. De koppeling met je CRM is maatwerk en gaat op aanvraag; die prijs spreken we af nadat we weten waar we mee te maken hebben.

Alle standaardbedragen staan op de tarievenpagina.

De rekensom is in deze branche eenvoudiger dan elders, omdat de opdrachtwaarde hoog is. Eén extra verkoopopdracht per jaar dekt de kosten ruimschoots. Dat maakt de vraag niet of het uitkomt, maar of het werkt.

Waar je op moet letten

Laat de assistent geen uitspraken doen over onderhandelingen, biedingen of wat een woning waard is. Dat is jouw werk, en het is ook juridisch jouw verantwoordelijkheid.

Zet een verplichte goedkeuringsstap op alles wat naar buiten gaat namens jou. Bij bezichtigingen is automatisch inplannen prima; bij communicatie over een bod hoort een mens ertussen.

En houd één agenda aan. Een assistent die in een tweede systeem plant, levert vroeg of laat een dubbele afspraak op een zaterdagochtend op.

Verder

Op AI voor makelaars staat wat we in deze branche inzetten. Voor het bredere plaatje: de complete gids. Wil je weten wat er in jouw kantoor te halen valt, plan dan een gratis adviesgesprek.